文件与档案管理制度

为便于安全文件的管理与存档,建立齐全、有效、方便、实用的安全管理文件与档案，特制定本制度。

一、档案归档：

 1、收集的基本要求：

（1）归档材料是公司安全生产过程中产生的与安全生产有关的，包括各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片等；

（2）归档材料应确保完整、准确、系统，反映公司安全生产各项活动的真实内容和历史过程；

（3）归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行整理、编目；

（4）安全生产档案整理应该按类目归档，安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，排列要反映公司安全生产档案的分类体系，便于科学管理和利用；

（5）统一用纸（A4）、用笔标准（不用铅笔、圆珠笔），字迹清晰；

（6）具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时保存。

 2、归档文件质量要求：

（1）归档文件材料必须是办理完毕、齐全完整、具有保存价值；

（2）本部门主办的文件，必须归档保存原件，确无原件的，须在备考表中说明；

（3）归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求；

（4）已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；

（5）电子文件形成单位必须将具有永久及长期保存价值的电子文件以纸质文件表现，并将二者一并归档，建立关联；

（6）归档的电子文件应存储在符合要求的脱机载体上，归档保存的电子文件一般不加密，加密的电子文件应与解锁的软件和说明文件一并归档；

 3、归档时间：

（1）日常工作中，凡与安全相关联资料，在工作结束后整理归档；

（2）日常安全管理过程中形成的材料，可以按每月、每季度或年归档，也可以按项目或活动归档；

（3）安全监督检查材料、行政审批和备案材料可以分阶段归档。

  4、程序要求：

（1）归档材料必须是办公室管理人员审核符合归档要求的；

（2）管理人员应对需要归档的各类安全生产档案认真检查；

（3）接收电子安全生产资料时，应在相应设备、环境上检查真实有效性，并确定与其内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续；

 （4）文件材料归档时，交接双方应清点、核对文件材料；